Thành lập văn phòng đại diện là thủ tục hành chính do doanh nghiệp thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư bao gồm các bước (i) chuẩn bị thông tin cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện (ii) soạn hồ sơ văn phòng đại diện (iii) nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký (iv) nhận giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại điện (v) khắc dấu văn phòng và đi vào hoạt động.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:

– Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

– Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

Ưu điểm và nhược điểm văn phòng đại diện công ty

Ưu điểm văn phòng đại diện

Theo khái niệm trên, văn phòng đại diện có 1 số ưu và nhược điểm sau:

– Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh. Do đó, không được thực hiện hoạt động ký kết hợp đồng, cung ứng dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng, không được trực tiếp thu tiền từ khách hàng.

– Văn phòng đại diện có chứng năng chính là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

– Văn phòng đại diện công ty được phép đăng ký sử dụng con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng như ký kết hợp đồng lao động với người lao động.

– Mục đích chính của việc thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh.

Nhược điểm của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có những nhược điểm sau:

– Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;

– Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.

Lưu ý quan trọng: Từ quy định trên có thể thấy rằng, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện ở tỉnh khác rất bị hạn chế về điều kiện kinh doanh. Tuy nhiên, có 1 điểm mới theo quy định từ năm 2019, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh/thành phố khác nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Do đó, hết sức thuận lợi cho doanh nghiệp khi muốn kinh doanh trực tiếp với khách hàng (theo quy định cũ Doanh nghiệp chỉ được thành lập địa điểm kinh doanh cùng tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính)

Đặc điểm của văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện có 1 số đặc điểm như sau:

– Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

– Tên văn phòng đại diện quy định phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

Lưu ý: Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).

– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh?

Lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện công ty

Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng đại diện công ty Quý khách hàng cần lưu ý các nội dung liên quan đến:

– Tên Văn phòng đại diện công ty

Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

+ Tên Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện

+ Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

– Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện

là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch với khách hàng

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;

+ Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;

+ Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;

+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;

+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện;

– Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng;

– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty

– Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

– Hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền cá nhân/tổ chức đại diện thực hiện thành lập văn phòng đại diện;