Sau khi thành lập công ty, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động Công ty và tránh bị phạt vì không thực hiện đúng và đủ các thủ tục. Apex Law Việt Nam xin lưu ý các thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

1. Lệ phí môn bài:

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp được miễn lệ phí môn bài), mức đóng như sau:

– Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;

– Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;

– Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.

Thời điểm nộp lệ phí môn bài: Chậm nhất là ngày 30 tháng 01 hàng năm (Sau năm được miễn lệ phí môn bài).

2. Treo biển hiệu tại trụ sở Công ty:

Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020, quy định:

“Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”

Trường hợp không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, Công ty có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng theo điểm c khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP và những rủi ro khác liên quan đến việc quản lý thuế.

Do vậy, Quý Công ty cần phải treo biển hiệu tại trụ sở của Công ty.

3. Mở tài khoản ngân hàng:

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quý Công ty cần liên hệ với Ngân hàng để mở tài khoản Công ty.

4. Đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử:

4.1. Chữ ký số:

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (Văn bản: Word, Excel, PDF,…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định chủ của dữ liệu đó. Hiện nay chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.

Theo quy định tại khoản 1 điều 8 Luật Quản lý thuế 2019: “Người nộp thuế, cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế phải thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan quản lý thuế theo quy định của Luật này và pháp luật về giao dịch điện tử.”

Thủ tục đăng ký:

• Bước 1: Tìm mua (thuê bao) một chữ ký số;
• Bước 2: Đăng ký sử dụng hình thức khai thuế điện tử;
• Bước 3: Cài đặt USB Token vào máy tính dự kiến sẽ “ký” Tờ khai điện tử.

4.2. Đăng ký mua hóa đơn điện tử:

Quý Công ty lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử, thực hiện thủ tục đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn để sử dụng.

5. Lao động và Bảo hiểm xã hội:

Ký hợp đồng lao động: Theo quy định tại Điều 20 Bộ luật lao động 2019, người lao động khi làm việc tại Doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động.

Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động: Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 thì Người làm việc có thời hạn từ một (01) tháng thuộc đối tượng phải đóng Bảo hiểm xã hội.

Vì vậy, để đảm bảo việc tuân thủ quy định của pháp luật, khi Công ty ký hợp đồng lao động với người lao động thì phải đóng Bảo hiểm xã hội cho người lao động của Công ty.

6. Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu:

Đăng ký nhãn hiệu là quyền của tổ chức, cá nhân và không phải là nghĩa vụ bắt buộc phải thực hiện theo luật định. Việc đăng ký nhãn hiệu với cơ quan nhà nước để nhãn hiệu được bảo hộ là hoạt động hết sức cần thiết đối với mỗi đơn vị sản xuất, kinh doanh:

• Nhãn hiệu có chức năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các cơ sở sản xuất, kinh doanh.
• Nhãn hiệu được đăng ký giúp đảm bảo quyền lợi hợp pháp, chính đáng cho chủ sở hữu.
• Nhãn hiệu còn có nhiều chức năng khác như: thể hiện sự cam kết chất lượng; chỉ dẫn nguồn gốc xuất xứ; quảng cáo thương hiệu; kiểm tra và tổ chức thị trường; góp phần nâng cao giá trị sản phẩm và giá trị của doanh nghiệp; đẩy lùi tệ nạn hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng…

Chính bởi có nhiều vai trò, ý nghĩa như vậy nên việc đăng ký nhãn hiệu với cơ quan nhà nước để nhãn hiệu được bảo hộ là hoạt động hết sức cần thiết đối với mỗi đơn vị sản xuất, kinh doanh.

7. Hoạt động sản xuất kinh doanh:

Theo như danh sách ngành nghề kinh doanh mà Quý Công ty đã đăng ký, có một số ngành nghề kinh doanh của Công ty nằm trong danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện như: Vì vậy, Quý khách hàng cần đáp ứng các điều kiện nhất định của từng ngành nghề trên trước khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh ngành nghề đó để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra hợp pháp, bình thường.

Ngoài ra, do Doanh nghiệp của Quý khách hàng hoạt động trong lĩnh vực chính là cung ứng dịch vụ nên việc tiếp cận Thương mại điện tử là một điều hết sức quan trọng. Có hai cách để Quý khách hàng có thể đưa các mặt hàng của mình lên các kênh mua sắm trực tuyến như sau:

• Cách 1: Thiết kế và thành lập một Website dịch vụ cho riêng mình, khi đó Quý khách hàng có thể tự do giới thiệu các dịch vụ của mình một cách độc lập. Tuy nhiên, để Website dịch vụ được hoạt động đúng pháp luật, Quý khách hàng cần thực hiện thủ tục Thông báo Website tới Bộ Công thương theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP.
• Cách 2: Hợp tác với các Sàn giao dịch thương mại điện tử để các dịch vụ của mình được giới thiệu tại các Sàn giao dịch thương mại điện tử có sẵn.

8. Lưu giữ tài liệu của Doanh nghiệp:

Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, Công ty phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật. Đối với loại hình Công ty Cổ phần, Công ty cần lưu giữ các tài liệu sau:

• Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty, sổ đăng ký cổ đông;
• Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
• Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
• Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
• Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
• Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
• Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Vậy, việc lưu giữ hồ sơ Công ty là bắt buộc. Trường hợp không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty, Công ty có thể bị phạt từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng theo điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

9. Vận hành Doanh nghiệp:

Khi một doanh nghiệp mới bước ra thị trường, ngoài các vấn đề bắt buộc như Treo biển, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử,… nói trên, việc vận hành doanh nghiệp là rất quan trọng, cụ thể:

• Điều hành doanh nghiệp;
• Các vấn đề nội bộ doanh nghiệp;
• Các vấn đề pháp lý trong hoạt đông kinh doanh, làm việc với đối tác, Quý Khách hàng;
• Các nghĩa vụ pháp luật khác phát sinh trong quá trình hoạt động.

Apex Law Việt Nam xin giới thiệu gói Dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên bao gồm các hoạt động:

• Tư vấn pháp lý chung liên quan đến Hoạt động của Doanh nghiệp;
• Tư vấn về Giấy phép và thủ tục hành chính;
• Tư vấn về Hợp đồng;
• Tư vấn cơ cấu, tổ chức nội bộ Doanh nghiệp.

Gói dịch vụ trên có thể sẽ rất cần thiết trong việc giúp Quý Khách hàng vận hành và phát triển ổn định trong thời kỳ đầu thành lập. Chi tiết dịch vụ Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp, báo phí.